Inhimillisiä tekijöitä

Läheltä piti -raportoinnin kehittäminen: näin raivaat helpoimmat esteet

Raportointilomake on laadittu ja järjestelmä pystytetty. Raportteja tulee kuitenkin epäilyttävän vähän. Eikö mitään raportoitavaa muka ole?

Todennäköisesti olisi.

On monia mahdollisia syitä sille, miksi läheltä piti -tilanteita tai muita turvallisuushavaintoja ei raportoida.

Ehkä raportoinnin tärkeyttä ei ymmärretä. Ehkä ei luoteta yrityksen johdon haluun tai kykyyn ratkaista havaittuja ongelmia. Ehkä pelätään (toisinaan jopa aiheesta), että raportoinnista voi seurata ongelmia itselle tai työkavereille.

Osa raportoimattomuuden syistä liittyykin pikemmin asenteisiin ja turvallisuuskulttuuriin kuin itse raportointijärjestelmään. Näiden syiden korjaaminen ei ole useinkaan raportointijärjestelmästä vastaavien vallassa.

Jotkin raportoimattomuuden syistä ovat onneksi suoraviivaisempia ja helpommin korjattavia.

Seuraavassa kolme asiaa, jotka kannattaa hoitaa kuntoon ennen kuin käy vaikeampien syiden kimppuun.

1. Raportoinnin pitää olla vaivatonta (ja vieläkin vaivattomampaa)

Töissä on tyypillisesti kiire ja muutenkin liikaa tekemistä. Läheltä piti -raportointi on aina ylimääräinen vaiva. Se on myös helppo jättää tekemättä: jos kukaan ei ole nähnyt tapahtumaa, kukaan ei osaa myöskään kaivata raporttia.

Jotta raportoinnista koituisi mahdollisimman vähän vaivaa, raportoinnin pitäisi onnistua siellä, missä ihmiset jo valmiiksi ovat: työmaalla, sähköpostin ääressä, työpaikan intranetissä, tai kuka missäkin. Samasta syystä raportointiin kannattaa tarjota useita vaihtoehtoisia kanavia, joista kukin voi valita itselleen ja kulloiseenkin tilanteeseensa sopivan.

Erillistä kirjautumista vaativat raportointijärjestelmät kannattaa unohtaa, jos haluaa, että muutkin kuin sitkeimmät ja tunnollisimmat jaksavat vaivautua. Jos raportointi on jostain syystä (miksi?) pakko tehdä kirjautuneena, se kannattaa rakentaa osaksi jotakin sellaista järjetelmää, jota porukka jo muutenkin käyttää.

Kannattaa myös miettiä, mitä kaikkea raportoijalta on tarpeen kysyä. Usein hieman puutteellinen raportti on parempi kuin ei raporttia ollenkaan.

Esimerkiksi verkkokaupan puolelta tiedetään, että jokainen ylimääräinen vaihe, jonka ostaja joutuu käymään läpi, pudottaa osan porukasta pois. En tiedä, onko turvallisuusraportoinnista tehty vastaavia tutkimuksia (olisi kyllä mielenkiintoista tehdä!), muttei liene mitään syytä uskoa, että läheltä piti -raportoijat olisivat sen sinnikkäämpiä kuin verkko-ostajatkaan.

2. Anna raportoijille palautetta.

Jokaiselle raportoijalle kannattaa antaa palautetta siitä, millaisiin toimenpiteisiin raportin johdosta on ryhdytty.

Tämän voi tehdä henkilökohtaisesti (jos raportteja on vähän ja raportoijan nimi on tiedossa) tai esimerkiksi julkaisemalla yleisluontoisemmat kuvaukset raportoiduista asioista ja niiden pohjalta tehdyistä tai tehtävistä parannuksista jossakin sopivassa mediassa.

Palautteen antaminen on tärkeää kahdesta syystä:

    • Raporttien lähettämien mustaan aukkoon on epämotivoivaa. Kun sen sijaan huomaa, että raporteilla on vaikutusta, se kannustaa raportoimaan jatkossakin.
    • Aika usein ensimmäiset korjaavat toimenpiteet eivät poista raportoitua ongelmaa. Raportoijan on hyvä tietää, että asia on yritetty korjata, jolloin hän tietää tarvittaessa raportoida samasta asiasta uudestaan.

3. Huolehdi raportoinnin luottamuksellisuudesta.

Jos haluaa raportteja muistakin kuin triviaaleista asioista, luottamuksellisuuteen kannattaa panostaa.

Alkuperäisiä raportteja on hyvä käsitellä mahdollisimman pienellä porukalla. Muille raporttien käsittelyyn ja korjaavien toimenpiteiden keksimiseen osallistuville voi esitellä modatut versiot, joista tunnistamisen mahdollistavat yksityiskohdat on poistettu.

Prosessista kannattaa kertoa raportoijille avoimesti: kenelle raportit menevät, kuka niihin pääsee käsiksi, ja niin edelleen.

Luottamuksellisuuskategoriaan kuuluu myös anonyymin raportoinnin mahdollistaminen. Ja oikeasti anonyymin – sellaisen, jonka anonymiteettiin voi luottaa. Aidosti anonyymejä kanavia voivat olla esimerkiksi perinteinen paperiraportti tai geneerinen sähköpostiosoite (”turvallisuushavainnot@firma.fi”), johon voi lähettää havaintoja muualtakin kuin työsähköpostistaan.

Anonyymeillä raporteilla on toki monia haittoja. Jos raportti on esimerkiksi epäselvä tai puutteellinen, raportoijalta ei voi kysyä lisätietoja.

Anonyymi raportointikanava kannattaa silti tarjota. Jos joku haluaisi raportoida jotakin anonyyminä, omalla nimellä raportointi ei useinkaan ole vaihtoehto.

Vaihtoehto on, ettei raporttia tule ollenkaan.

 

4 thoughts on “Läheltä piti -raportoinnin kehittäminen: näin raivaat helpoimmat esteet

  1. Hei,

    Hyvä kirjoitus. Mielestäni havainnon kynnyksen madaltaminen sille tasolle, että sen voi tehdä silloin kun tilanne on kirkkaana mielessä, on ensisijaisen tärkeää. Samoin valokuvan mukaan liittäminen suoraan on huomattavasti kannustavampaa ja tehokkaampaa, kuin monimutkaisten papereiden tai koodistojen käyttö. Havaintoihin pitäisi kannustaa painottamalla, että jokainen havainto on tärkeä, eikä kyseessä tarvitse aina olla merkittävä vaaratilanne. Samoin tuo kaksisuuntaisuus turvallisuusviestinnässä on tärkeää, jotta havainnoitsija viitsii tehdä ilmoituksen toistekin.

    Olemme ratkaisseet näitä jo ihan käytännössä omassa http://www.nordsafety.com palvelussamme. Yksi tehokkaimmista ominaisuuksista valokuvien rinnalla, on ollut julkinen raportointikanava. Havainnoitsijan ei tarvitse enää kirjautua mihinkään, vaan havainto voidaan tehdä vaikkapa QR-koodista. Tutkijat saavat suoraan tiedon itselleen ja voivat aloittaa oman prosessin ja kommunikoida aktiivisesti takaisin havainnoitsijalle.

    1. Kiitos kommentista. Erittäin hyvä lisäys tuo valokuvien käyttö – kertoo usein enemmän kuin monisanainenkaan selostus ja on helppo tuottaa, jos vain sopiva laite (vaikka kännykkä) on käsillä.

      Ihan uteliaisuudesta: olisi mielenkiintoista kuulla, ovatko esim. asiakkaanne kertoneet teille jotain lukuja siitä, miten raportoinnin helpottaminen on vaikuttanut raporttien määrään ja/tai laatuun?

      1. Ollaan kyllä asiakkaiden kanssa tästä juteltu. Meillä on muutamakin asiakasyritys, jossa ollaan ekan vuoden aikana tuplattu havaintojen määrä. Ja seuraavana vuonna triplattu lähtötilanteeseen nähden. Tämä on toki myös heijastunut hienosti tapaturmataajuuteen, joka on lähtenyt kovaan laskuun parantuneen turvallisuustyön myötä.

        Laatu toki paranee myös senkin myötä, että prosessiin tulee enemmän rutiinia ja sitä tehdää useammin. Valokuvat helpottavat toki myös laadun parantumisessa.

        1. Kiitos. Hauska kuulla, ja hyvä esimerkki siitä, miten raportointia yksinkertaistamalla voidaan saada iso parannus lopputulokseen.

          Ainakin oma fiilikseni on, että raportoimattomuuden syitä lähdetään joskus etsimään turhankin syvistä vesistä. Vika (tai ainakaan isoin vika) ei välttämättä ole asenteissa, vaan työkalut ja/tai prosessit saattavat vain olla turhan työläitä käyttää.

Comments are closed.